Milyen lehetőségeid vannak a törnényi kötelezettséged megoldására? Milyen szempontok szerint  érdemes mérlegelni?

Nem elég értelmezni a törvény alapján a kötelezettségeket, majd és az árakat összehasonlítani amiket a szolgáltatók kínálnak, mert ezek nem egységcsomagok vagy instant megoldások. Érdemes a feladatok és dokumentációk szükségességével összevetni az árakat és a saját lehetőségeket. Így el lehet kerülni, hogy számunkra vagy a kötelezettségeink teljesítésére nem a megfelelő szolgáltatást válasszuk! Íme, hogy szempontokat szükséges számba venni választás előtt.

Fontos megjegyzés, hogy ez a tájékoztatás a hatályos törvény és annak magyarázata alapján készült. Számos állásfoglalás kérés van folyamatban, és várható még egy törvénymódósítás (ami jellemzően amúgy az ügyvédi szektort fogja érinteni), ezekre majd hatályba lépésükkor, illetve megválaszolásukkor lesz lehetőség reagálni.

Olyan alap információk összefoglalása ez, ami talán előkészítheti a tervezésünket, hozzállásunkat az egész megfelelési folyamathoz.

1., HÁZON BELÜL: Saját cégünkön belül oldjuk meg a szolgáltatást

19. § (1) A belső visszaélés-bejelentési rendszert – a (2) bekezdésben foglalt kivétellel – a foglalkoztatónál egy erre a célra kijelölt, pártatlan személy vagy szervezeti egység működtetheti.

Az Irányelv alapján az, hogy egy foglalkoztatón belül melyik személy vagy részleg a legalkalmasabb arra, hogy a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére kijelöljék, a szervezet struktúrájától függ, a feladatkörüknek ugyanakkor minden esetben biztosítania kell a pártatlanságát. Az Irányelv értelmében – megfelelő garanciák biztosítása mellett – ez lehet kettős feladatkör, így például a megfelelésellenőrzési részleg vezetője, a HR-vezető, az integritás-tanácsadó, a pénzügyi igazgató, az ellenőrzési igazgató vagy egy igazgatótanácsi tag, stb.

Ezt a szervezti struktúrát egy egyéni vállalkozó, vagy mikrovállalkozás nem tudja megoldani, így számukra ez nem kivitelezhető megoldás.

Aki ezt a megoldást választja, annak számolnia kell minden tevékenységgel a szolgáltatás kivitelezésével kapcsolatosan (saját eljárás kialakításától kezdve, a kivizsgálások kivitelezésén és ledokumentálásán át)!

2., SZERZŐDÉS KERETÉBEN: Erre a törvény két lehetőséget ad- 2.1. bejelentővédelmi ügyvéd megbízásával, vagy 2.2. belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetetésével

19. § (2) A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével szerződés keretében bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható. Külső szervezet megbízása esetén a külső szervezetre a bejelentővédelmi ügyvédre irányadó összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályokat alkalmazni kell.

2.1. BEJELENTŐVÉDELMI ÜGYVÉD

Első fontos kritérium, hogy a megbízási szerződést jogi személy kötheti erre a feladatra, így érdemes kiemelni, hogy ez egyéni vállalkozók számára szintén nem megoldás ilyen formában.

Szintén fontos kiemelni az összeféretetlenséget: nem köthető meg a szerződés, ha a bejelentővédelmi ügyvéd más megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban áll, vagy amellyel a megbízási szerződés megkötését megelőző öt évben ilyen jogviszonyban állt a megbízóval.

A bejelentővédelmi ügyvéd megbízása csak indokolással mondható fel. A bejelentővédelmi ügyvéd törvényes eljárása nem alapozhatja meg a megbízó általi felmondást vagy a bejelentővédelmi ügyvédet megillető megbízási díj teljesítésének megbízó általi megtagadását.

Amennyiben a bejelentővédelmi ügyvéd opció a törvényi kötelezettségekre, úgy érdemes számba venni, hogy a megbízás mit tartalmaz, hiszen a törvény alapján ezek az alapvető feladatai:

52. § (1) Az 50. § (1) bekezdése szerinti megbízási szerződés alapján a bejelentővédelmi ügyvéd

1. a) fogadja a megbízó tevékenységével összefüggő bejelentéseket,
2. b) jogi tanácsadást nyújt a bejelentőnek a bejelentés megtételével kapcsolatban,
3. c) kapcsolatot tart a bejelentővel, tőle a bejelentés kivizsgálása érdekében szükség esetén tájékoztatást, felvilágosítást kérhet,
4. d) a megbízó rendelkezése szerint közreműködhet a bejelentés alapján indult vizsgálat lefolytatásában, és
5. e) kérésére írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentéssel kapcsolatos eseményekről, különösen a bejelentés alapján indult vizsgálat eredményéről, a megbízó által megtett intézkedéséről vagy a vizsgálat lefolytatásának elutasításáról.

(2) A bejelentővédelmi ügyvéd a bejelentést a megbízóhoz továbbítja, de a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében a bejelentésnek a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot nem tartalmazó kivonatát küldi meg a megbízónak, kivéve, ha a bejelentő előzetesen, írásban hozzájárult személyes adatai továbbításához.

Tulajdonképpen, a bejelentővédelmi ügyvéd megbízással minden jogi tevékenységet és dokumentumot le lehet fedni, viszont alap esetben magáról a kivizsgálásról házon belül (1. pont!) kell továbbra is gondoskodni- kivéve ha erre van más opciós lehetőség a megbízási szerződés keretein belül. De ezt mindenképpen érdemes számba venni- mit tartalmaz a megbízási szerződés, és a kivizsgálást kinek is kell végeznie és az hogyan oldható meg.

3., BELSŐ VISSZAÉLÉS BEJELENTŐ RENDSZER

Ez az a szolgáltatás, ami szerződéssel tulajdonképpen minden céges forma számára elérhető. A piacon viszont számos rendszer elérhető, íme a szempontok, amiket itt is szükséges vizsgálni, ahhoz, hogy alkalmazni is tudjuk magát a rendszert.

3.1 átláthatóság: a szolgáltatás oldalán minden fontos információt megtalálunk-e? Vannak-e szerződéses és Adatkezelési paramérek, illetve azok tartalmazna-e minden (a törvény által előírt) paramétert? Legyen gyanús, vagy várj ki, amíg a szolgáltatási szerződési feltételeket vagy az adatkezeést nem találod, ha „nem biztonságos” egy weboldal…stb. Nem baj, ha számodra az a szimpatikus, de ez esetben mérlegelj, vagy várj ki!

És most egy kis kitérő, hogy ez miért fontos. Adott egy új törvény, ami kötelezettségeket ró ránk. Szeretné az ember teljesíteni, azért keres rá költséghatékony megoldást. De ez jelentse azt azok számára akik megoldást keresnek, hogy meg is felelhessenek a törvényi előírásoknak- s ne csak a lelküket vígasztalják azzal, hogy megpróbálták. Ha egy bizonyos összeget kifizet valaki egy szolgáltatásért, akkor már miért ne olyanért tegye, ami meg is felel a törvénynek- úgyhogy haladjunk tovább, mik a megfelelés alap kritériumai?

25. § A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a belső visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint az e törvény szerinti visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan.

3.2. Adatkezelési megfelelés: fontos, hogy a szolgáltatás weboldalán megtaláld az Adatkezelési tájékoztatást, és ha még sosem olvasgattál ilyet, most megtedd és keresd benne a megfelelési paramétereket. Ugyanis a törvény ez esetben szigorúbb paramétereket ír elő, amiknek a a szolgáltatásoknak meg kell felelniük, s neked kell megbizonyosodni róla, hogy ez meg van e. Ha ezt nem találod, ne szerződj, mindaddig, amíg meg nem bizonyosodsz róla!

FONTOS, hogy harmadik országba NEM MEHET KI adat!

26§ (5) A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, e törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

3.3 Összeférhetetlenség és pártatlanság: ugynaúgy megfelelési kritérium, mint bejelentővédelmi ügyvédnél

3.4 Mit tartalmaz a belső visszaélés bejelentő rendszer?

Ez már a teljesítéshez kapcsolódik, de az ár viszonylatában már ez erősen vizsgálandó. Miért? Mert nem mindegy mennyi idődet és mennyi pénzedet veszi el pluszban.

Mi kell a rendszer működtetéséhez:

• Szoftver, vagy bejelentési felület : itt szintén nagyon fontosak az adatvédelmi paraméterek.. Fontos, hogy írásba és szóban is tudni kell biztosítnai a bejelentési lehetőséget.
• Dokumentáció: legyen gyanús, a „neked már semmi teendőd az előfizetést követően” kiírás. Miért? Mert tájékoztatnod kell az alkalmazottaidat, a partnereidet a te belejentésvédelmi rendszeredről. Mert ki kell egészítened az Adatkezelési tájékoztatódat. Ezeket mindeképpen meg kell tenned. Ehhez kapsz információkat vagy pontos dokumentációt a szerződéssel? Nem tudod? Nézd meg vagy kérdezd meg! Ha nem kapsz, akkor azt ki fogja elkészíteni? Tehát teendőd mindenképpen lesz, az a kérdés ehhez honnan kapod meg a szükséges információkat.
• Kivizsgálás: A legfontosabb kérdéskör, amiről még senki sem kommunikál (nyilván a tapasztalaok hiánya miatt is), de azért is, meg hiányoznak a szakmai részek! Azért, mert jelenleg nincsennek bejelentések, nem jelenti azt, hogy a törvény hatályba lépését követő bizonyos idő elteltével sem lesznek. Ezek lehetnek munkaügyket, de egyéb jogterületeket (pl. közbeszerzés, fogyasztóvédelem, Btk. hatálya alá tartozó..stb.) érintő ügyek is. Tehát nagyon nem mindegy, milyen kivizsgálásban gondolkodunk s kinek kell erről gondoskodnia. Ha házon belül marad a kivizsgálás, akkor lehet rá keresni adott esetben a szakembereket. Ha a szolgáltató vállalja, akkor is fontos kritérium, hogyan…

Ezek a legfontosabb tudnivalók a kivizsgálásokkal kapcsolatosan:

A Javaslat értelmében a bejelentőt a bejelentésével, annak elintézésével összefüggésben több ízben is tájékoztatni kell, vele kapcsolatot kell tartani, amelynek célja az Irányelv értelmében az, hogy megfelelő bizalom alakuljon ki a belső visszaélés-bejelentési rendszer hatékonyságát illetően és a bejelentő az információt elsősorban ezen a rendszeren keresztül, ne pedig más módon jelentse be vagy esetleg hozza nyilvánosságra. A bejelentő tájékoztatására vonatkozó szabályok közül az Irányelv alapján kifejezetten új elem a bejelentés kézhezvételéről való tájékoztatás, amely megvalósulhat akár automatikus üzenet útján is.

A Javaslat a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályokat, illetve a belső-visszaélés bejelentési rendszer működtetésével összefüggő adatvédelmi szabályokat az Irányelv rendelkezéseinek megfelelően szabályozza. A személyes adatok védelme – különösen a bejelentő személy személyazonosságának bizalmas kezelése – és a megfelelő garanciák biztosítása a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése esetén azért különösen fontos, hogy az esetleges megtorlás lehetőségét és esélyét csökkentse, ezáltal ne tántorítsa el a bejelentőt a bejelentés megtételétől.

A bejelentő személyes adatainak védelmén túl külön kell rendelkezni a bejelentésben érintett személyre (azaz azon személyre, akire a bejelentés információt tartalmaz) vonatkozó garanciális szabályokról is, mivel a bejelentésben érintett személyt a bejelentés alapján ezek hiányában hátrány érheti.

A Javaslat a szabályozáskor a hatályos, Panasztv. szerinti munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszerre vonatkozó adatkezelési szabályokat veszi alapul, amelynek lényegi eleme, hogy a kezelendő adatok körét – az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete szerint – az adatkezelők határozzák meg azzal, hogy egyébként kizárólag a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges adatok kezelhetőek e célból. A hatályos szabályozás átvétele könnyíti azon foglalkoztatók jogalkalmazását, amelyek már jelenleg is működtetnek munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszert.

Gondoldd át: meg tudod-e  ezeket a kritériumokat és feladatok valósítani? Akivel szerződsz, vállalja-e ezeket? Ha igen, akkor valóban már csak az ár a tényező, hogy melyiket válaszd!

Véleményünk szerint a fentiek alapján elérhető legjobb választás a www.officeprotector.hu , mert:

• Belső-visszaélés bejelentő rendszer: így minden jogviszony számára elérhető
• Nem csak szoftver, a szükséges tájékoztatási dokumentációkat tartalmazza, és a kivizsgálásokat is (külön díjért). A kivizsgálások azért óradíjasak-mert egyedi esetek lesznek, egyedi lesz mennyi munkaórát vesznek igénybe. Külön szakterületek szerint vannak szerződött partnerei az OfficeProtectornak  munkaügy, közbeszerzés..stb.) akik ezt a kivizsgálást szakszerűen teljesíteni tudják.
• Transparens kommunkáció.
• Az oldalon minden tájékoztatás elérhető.
• Megfelel a rendszer a törvényi előírásoknak- harmadik országba nem megy ki adat és adatvédelmi szaktanácsadóként különös hangsúly van az adatkezelési megfelelésen.
• MINKE Tagok számára 2023. december 31-ig INGYENES, 2024-től évi 12.500 Ft a rendelkezésre állás díja

Válassz valódi szakértőt, eszméletlenül kedvezményes áron, a MINKE ajánlásával az alábbi linken:

www.officeprotector.hu

További cikkünket a témával kapcsolatban az alábbi linken találod: https://www.minositettkonyvelok.hu/visszaeles-bejelentesi-torveny-gyakorlati-tudnivalok/