Ezen a héten a bizonylatok kezelésének megváltozott módjairól írunk. Nézzük tehát, hogyan történik a
Bizonylatkezelés – lépésről, lépésre, digitálisan!
Ha már lépésről lépésre, akkor először tisztázzuk, mi is az a bizonylat, amit kezelni kell!
Bizonylatoknak a gazdasági események megtörténtét (hitelt érdemlően) dokumentáló iratok összességét nevezzük.
- Bizonylat egyrészről a gazdasági eseményt leíró dokumentum (a teljesség igénye nélkül): a szerződés, szállítólevél, teljesítési igazolás, árukísérő okmányok.
- Másrészről bizonylat a gazdasági eseményt összegző, követelést és kötelezettséget megtestesítő számla
- Harmadrészt bizonylatnak tekintjük a vállalkozás vagyoni, pénzügyi helyzetében bekövetkező változásokat lekövető okiratokat is, mint például (szintén a teljesség igénye nélkül) pénztárbizonylatok, banki kivonatok, jelenléti ívek, bérlapok, határozatok, bevallások.
A bizonylatok létrejötte egyszerre szervezési és dokumentálási tevékenység is, összefoglaló neve ügyvitel.
Az ügyvitel egy tudatosan szervezett rend a vállalkozás belső és külső kapcsolati hálójában.
Az ügyviteli folyamatokat komplexen és integráltan kell megszervezni.
Mit jelent, az, hogy komplexen? Bizonylat minden, ami a gazdasági esemény valamely fázisát rögzíti vagy a vállalkozás döntéseit, működési körülményeit dokumentálja.
Mit jelent az integráltság? A vállalkozás működésében résztvevők, ahhoz kapcsolódó külső és belső szereplők tevékenységsorozatának egységes rendbe szervezése.
Komplex és integrált folyamatkezelés a digitalizáció szellemében
A komplex és integrált ügyvitel a digitalizált megoldások nélkül elképzelhetetlen, és ne feledkezzünk meg arról az alapvetésről sem, hogy gyorsan, valós időben történjen.
Melyek ezek a digitalizációs megoldások az ügyvitel szemszögéből?
- Papír alapú dokumentumok szkennelése
- Elektronikus dokumentum-hitelesítés, például AVDH ügyfélkapus kóddal, e-szigno, időbélyeg megoldások.
- Elektronikus ügyintézési folyamatok: ügyfélkapu, cégkapu, e-papír
- Távoli asztal és felhőszolgáltatások igénybevétele
- Integrált működésre képes szoftverek, támogató alkalmazások használata.
Átállás a digitalizált ügyvitelre – a vállalkozók, mint bizonylat-kibocsátók és befogadók!
A gazdasági eseményeket megörökítő dokumentumok előállítása a vállalkozó gazdasági tevékenységbe ágyazott adminisztrációs tevékenység. A bizonylatok befogadása, azok minőségi és mennyiségi kritériumainak vizsgálata szintén a vállalkozás érdekkörébe tartozó feladat (ebben a cikkben nem taglalom a kiszervezéssel létrejövő oldalirányú folyamatokat). Sőt a bizonylatok megőrzési, selejtezési és levéltári elhelyezése is a vállalkozói kötelezettségek sorába tartozó felelősségi kérdés.
A nem oly távoli múltban, illetve van, akinek még ez a jelen:
Vegyünk egy hagyományos ügyviteli rendben működő vállalkozást: kizárólag papír alapon, hagyományos megoldásokkal állítja elő (pl.: kézi számlatömb) és fogadja be bizonylatait (csak a postás által hozott számla a számla).
Megjegyzem az NGM rendeletből már néhány éve kivezetésre került a számla eredetiségének fogalma. Ezért nem kell eredeti vagy első példány jelzőkkel ellátni a nyomtatóval előállított számlapéldányokat! Sőt aláírni sem kell – kivéve, ha a szerződő felek kifejezetten és alapos indok mellett önként nem vállalják ezt a bizonylat-ellenjegyzési módot. Ma már a számlázó programokból annyi példányt és annyiszor nyomtatunk, ahányszor csak akarunk!
A papír alapon érkező és keletkező bizonylatoknál a digitalizálás például szkenneléssel valósulhat meg.
Van ennél jobb és gyorsabb megoldás? IGEN! De ehhez új fogalmakkal kell megismerkednünk!
E-mailen továbbított, befogadott papír alapú számla. E-számla, EDI rendszerben előállított számla, vagy NAV online rendszerében ügyfélkapus kóddal hitelesített számla. Ezek a számla-előállítási típusok teljesen ki tudják vezetni a papír alapú kezelési módokat!
Mi több, forradalmasítják a kibocsátási és befogadási folyamatokat! Nem kell már a postást várni, ha számlát akarunk befogadni és nem kell a postára sem szaladgálnunk, hogy feladjuk azokat partnereinknek!
Teendők számlakibocsátói minőségben:
Válasszunk olyan számlázó programot, amely a fenti alternatívák közül a legoptimálisabb megoldást biztosítja. Ha élünk ezekkel a lehetőségekkel, kimenő számláink digitalizáltan állnak rendelkezésünkre, készen a digitális folyamatkezelésre. Az érintettek (pl. könyvelő, pénzügyes, logisztikus, stb.) bizonylatokhoz történő hozzáférése innentől már „csak” jogosultsági és informatikai kérdés.
Teendők számlabefogadói minőségben:
Ha nem akarjuk a postást lesni és külön munkafolyamatokat beállítani a szkennelésre, akkor kezdjük el partnereinktől e-mailen vagy tárhely-megoldások alkalmazásával befogadni a számlákat. Javasolt egy külön funkció e-mail létrehozása erre a célra, ha még nem akarunk vagy tudunk tárhely megoldásokkal foglalkozni. Az e-mailen érkező számlák, vagy linkről letölthető számlaképek szkennelés nélkül, rögtön digitalizált bizonylatként állnak a rendelkezésünkre.
Az e-mailen, vagy tárhelyre befogadott számlák munkafolyamata nem azonos az e-számla befogadás folyamatával. Továbbra is dönthet úgy a vállalkozás, hogy e-számlát nem fogad be. Megjegyzem, ez a jövőt tekintve már nem releváns ellenállás, hiszen az archiválási rendelet, mely az e-számlák kezelésére és megőrzésére vonatkozó keretszabályokat taglalja az elmúlt években sok változáson ment keresztül és maga a digitális ügyvitelszervezésre történő átállással alapból teljesítünk sok feltételt a digitális megőrzéshez szükséges feltételekből. Tehát legyen egy következő lépés az e-számlák befogadásának kezelése, amihez az archiválási rendeletet kell átfogóan ismerni és alkalmazni.
Számlát kísérő egyéb dokumentumok:
Régen is ügyvitelszervezési kérdés volt, hogy a számlabizonylatokat alátámasztó egyéb dokumentumokat hol és hogyan kezeljük. Létezett egy úgynevezett számlaszerelvényezési feladatposzt, ami a megrendeléseket, szállítóleveleket, szerződéses megállapodásokat, teljesítési igazolásokat rendezte egymáshoz. Ma a digitális ügyvitelszervezés kapcsán se kell ezekről a jól bevált fogásokról lemondanunk, hiszen a dokumentumok összerendelésére léteznek digitális technikai megoldások, iktatási, dokumentumkezelési programok, alkalmazások. Ezekben a szoftverekben a jóváhagyási és utalványozási folyamatok is megtalálhatók a finomra hangolt jogosultsági beállításokon keresztül.
Szekrények, mappák és iktatókönyvek digitalizálása:
Ha a bizonylatok már digitálisak, azoknak meg kell teremteni a digitális mappákat és azt a teret, ahol létezni tudnak. Úgy, ahogy a papír alapú dokumentumok iktatókönyvben, dossziékban, majd polcokon teszik ugyanezt. Ezzel egy időben meg kell teremteni a virtuális csatornákat, ahol a folyamatok mozognak. Ma már jó minőségű internetkapcsolat nélkül elég nehéz a jelent és a jövőt magunk elé képzelni. Azt szoktuk mondani mi ügyvitelszervezők, hogy az internet és kapcsolódó szolgáltatásai ma működési feltételt biztosító feltétellé léptek elő. Ahogy elektromos áram nélkül is elképzelhetetlen a gazdasági tevékenység jó része.
De hova is kell megérkeznie egy vállalkozásnak ebben a témakörben? A valós idejű folyamatkezelések kora köszöntött be minden vállalkozás életébe. A valós idejű dokumentálás egyrészről egy versenypiaci kényszer, másrészről egy hatósági elrendelés. Emlékezzünk: első körben a pénztárgépeink kerültek át a valós idejű digitális térbe, ma már a kimenő számláink jó része is, és senki ne gondolja, hogy megállt a folyamat. Tehát oda kell megérkezni, hogy minden folyamatkezelésünket az online térbe kell áthelyezni.
Mire van ehhez szükség? Folyamatos szerver- vagy felhőszolgáltatásra, nagyon jó ügyviteli programokra, alkalmazásokra, melyek képesek integráltan összeépülni és ezek működtetésére megfelelően képzett munkatársakra.
Átállás a digitalizált ügyvitelre – könyvelők, mint bizonylat feldolgozók!
A fenti gondolatsort folytatva, ha a vállalkozások a virtuális térbe helyezik át a bizonylataikat és az ügyviteli folyamataikat, akkor a bizonylatokkal történő további feladatok is csak digitálisan tudnak megvalósulni. Álláspontom szerint ma már más alternatíváról nem lehet beszélni. Természetesen a teljes átállás néha vegyes megoldásokkal tarkított, de a cél a valós idejűség és a papírmentesség megteremtése. A folyamatkezelések túlnyomó többsége pedig a digitális térben fog zajlani a jövőben.
Ahogy a vállalkozóknál definiálható, hogy digitális számlázó programot és ügyviteli alkalmazásokat válasszanak, úgy igaz ez a könyvviteli feldolgozást végző ügyviteli szoftverekre is.
A könyvviteli szolgáltató is válasszon olyan ügyviteli rendszert, ami alkalmas ezen folyamatok koordinálása, a komplexitást támogatja és integrálható más rendszerekkel.
A könyvelés az adott vállalkozás teljes digitális ügyviteli folyamatának csupán egy része!
Elég határozott elvárásként jelenik meg a mai bizonylatkezelés terén, hogy EGY folyamat létezzen, a szereplők jogosultsági szerepkörük alapján tegyenek hozzá, vagy önállóan szolgálják ki magukat a létrejövő információ- és adathalmazból. Az újonnan létrejövő értékteremtő adathalmazok és információk visszatáplálása is folyamatos legyen.
A könyvelés is egy értékteremtő adat- és információhalmaz. Nem csak a hatóságoknak! Megfelelően kalibrálva a vállalkozás vezetőinek is!
Tehát ezen elv mellett szerveződött ügyviteli folyamat térben és időben jól funkcionáló és költséghatékony működést tesz lehetővé.
Az idő pénz, szokták mondani, az információ hatalom, versenyelőny, ha rendelkezésre áll, amikor kell.
Hamarosan jelentkezünk élő irodai bemutatókkal a digitális átállás lépéseiről! Megmutatjuk a „honnan hová”-t, és a „hogyan”-t!
Ficsór Mónika
a MINKE digitalizációs munkacsoportjának tagja
LEGYÉL RÉSZESE TE IS A TÖBB, MINT 800 KÖNYVELŐNEK, AKI MÁR MINKE-T VÁLASZTOTT:
