Főként külföldi ügyfélkörrel rendelkező irodánkban gyakran merül fel, hogy igényeljünk adóazonosítót és TAJ számot a cégvezetőknek vagy külföldi alkalmazottaknak. A két feladat nagyban különbözik, de ma már nem jelent különösebb kihívást, ha tudjuk, merre induljunk el.

Adóazonosító

Adóazonosítót a NAV bármely irodájában kérhetünk, és azonnal ki is adják, hiszen nem akarnak semmilyen akadályt gördíteni az adófizetés útjába. Azonban néhány dologgal nem árt tisztában lenni a hosszú távú siker érdekében. Ha mi intézzük az igénylést, szükség lesz egy egyszerű meghatalmazásra, két tanúval ellátva. Ezen kívül a híres ’T34-es nyomtatvány és egy iratmásolat, jellemzően útlevél is legyen nálunk, amely alapján az illető adatait rögzítik. Itt kell megemlítenünk egy fontos apróságot: ha egy mód van rá, ügyfelünk már az adóazonosító igénylése előtt hozza létre az ügyfélkapuját, mert akkor a NAV munkatársa már meg fogja őt találni a rendszerben, és egyből hozzá is köti az új adóazonosítót az ügyfélkapus fiókhoz. Ez nagy segítség lesz legkésőbb jövő márciusban, amikor a NAV kiküldi az adóbevallások tervezetét. Máskülönben könnyen hibára futhatunk a NAV rendszerében, mert a külföldiek adatait rendszerint picit másként rögzítik a két hivatalban (pl. születési hely Kiev vagy Kijev, Roma vagy Róma, esetleg anyja neve fordított sorrendben szerepel stb.), és máris lehetetlen az adózó azonosítása – és mehetünk vissza ügyet intézni.

Aki Budapesten személyesen intézi az adóazonosító jel igénylést, annak a Kresz Géza utcai ügyfélszolgálatot ajánljuk, mert általában ott vannak a legkevesebben.

A képzett adóazonosítóról ott helyben kapunk egy igazolást, és néhány héten belül postázzák az adókártyát. Ha a külföldinek nincs magyarországi címe, akkor praktikus a ’T34-en az irodánkat megadni postázási címnek.

Személyes ügyintézés helyett lehetőség van az adóazonosító jel online igénylésére is:

1. Amennyiben a külföldi ügyfél már rendelkezik ügyfélkapuval, akkor a kitöltött ’T34-es nyomtatvány mellett a külföldi egy fényképes iratát (jellemzően útlevelét) pdf-ben scannelve, a külföldi ügyfélkapujával minden dokumentumot AVDH hitelesítünk, majd az e-papír alkalmazáson keresztül a külföldi ügyfélkapuján benyújtjuk a NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatósága (NAV KAIG) részére – ügytípus: „Kérelem (Adóügy)”, témacsoport: „Adóügy (NAV)” lehetőségeket jelöljük. Ebben az esetben, ha külön jelezzük az e-papíron, akkor a megképzett adóazonosító jelről az igazolást ügyfélkapus értesítésként is megküldik a beküldő ügyfélkapujára. Az adókártyát pedig később a ’T34-es nyomtatványon jelölt címre fogják postázni.
2. Ha a külföldi ügyfél nem rendelkezik ügyfélkapuval, akkor ugyanúgy a kitöltött ’T34-es nyomtatvány és a külföldi egy fényképes irata (jellemzően útlevele) mellett kéttanús meghatalmazásra is szükségünk lesz. Mindezt a meghatalmazott személy ügyfélkapuján AVDH hitelesítjük, majd a meghatalmazott a saját ügyfélkapuján benyújtja a NAV Kiemelt Adó- és Vámigazgatósága (NAV KAIG) részére – ügytípus: „Kérelem (Adóügy)”, témacsoport: „Adóügy (NAV)” lehetőségeket jelöljük. Fontos, hogy mivel a meghatalmazás magánszemély nevére szól, ezért az e-papírt is magánszemélyként kell beadni! Ekkor is, ha külön jelezzük az e-papíron, akkor a megképzett adóazonosító jelről az igazolást ügyfélkapus értesítésként is megküldik a beküldő ügyfélkapujára, aki jelen esetben nem más, mint a meghatalmazó. Az adókártyát ezesetben is utólag, a ’T34-es nyomtatványon jelölt címre fogják postázni.
3. Abban az esetben, ha a külföldi már rendelkezik TAJ-számmal, akkor a NAV felé történő jogviszony bejelentőn (’T1041-es nyomtatvány) is kérhetjük az adóazonosító jel megképzését. Ezesetben a bejelentésben az adóazonosító jelet üresen hagyjuk, és „X” jelet helyezünk el a „Nincs adóazonosító jele, szíveskedjenek azt megképezni” rovat mellé. Amire még ügyelni kell, hogy a címadatokat is ki kell tölteni, itt akár irodánk, akár a foglalkoztató címét megadhatjuk – attól függően, hogy hova kérjük az adóazonosító jelet tartalmazó adókártya postázását. Ezt követően a szokott módon beküldjük a bejelentőlapot. A beküldés igazolásaként kapott eBEV nyugtán szereplő NAV iktatószámra (mint előzmény iktatószámára) hivatkozva e-papíron a NAV KAIG részére a fent ismertetett módon –ügytípus: „Kérelem (Adóügy)”, témacsoport: „Adóügy (NAV)” lehetőségeket jelölve– a beküldő ügyfélkapuján a fényképes igazolvány (útlevél) másolatát AVDH hitelesítve azon cégkapuból küldjük be, amelyhez a külföldit biztosítottként bejelentettük (egyéni vállalkozáshoz történő bejelentés esetén természetesen nem lesz cégkapus beküldés). Itt is kérhetjük e-papíron, hogy a megképzett adóazonosító jelről az igazolást ügyfélkapus értesítésként is megküldjék, ekkor ha cégkapuból küldtük be, akkor az adóazonosító jelet tartalmazó dokumentum a cégkapus tárhelyre fog érkezni.

TAJ

TAJ igénylése már nem ennyire egyszerű, bár a Covid óta legalább nem kell személyesen intézkedni és órákat sorban állni, hanem irodánkból is intézkedhetünk. Mivel a TAJ birtokában nemcsak járulékot lehet fizetni, de anyagi jellegű szolgáltatásokat is igénybe vehetünk a költségvetés terhére, a Kormányhivatal sokkal aprólékosabb folyamat végén hajlandó kiadni az azonosítót. Arról nem is beszélve, hogy hagyományosan a társadalombiztosítási szervek az utolsók a sorban, amikor informatikai fejlesztésekről van szó, így nem érdemes a legújabb technológiákat keresni az ügyvitelben.

Szerencsére a NEAK honlapján elérhetők a szükséges nyomtatványok szerkeszthető-kitölthető Word és kézzel írható pdf formátumban is. A személyes iratok másolatán kívül három nyomtatványra van szükség. A meghatalmazás az egyetlen, amit a külföldi magánszemélynek is alá kell írnia. Ha ügyesek vagyunk, ezt már a megnyitott ügyfélkapun keresztül AVDH hitelesítéssel is elláthatjuk, ezt el kell fogadnia minden magyar állami szervnek. Ezen kívül van egy Igénylőlap és egy Megrendelő. Amennyiben a magánszemély nevében kérjük a TAJ szám megképzését, akkor az Igénylőlapot, ha pedig a magánszemélyt foglalkoztatni tervező munkáltató nevében kérjük a TAJ szám megképzését, akkor a Megrendelőt kell kitölteni. Sajnos nem egységesek a Kormányhivatalok sem, mert van olyan, amelyik minden TAJ igénylésnél mind az Igénylőlapot, mind pedig a Megrendelőt kéri kitöltve. Az igénylőlapot a meghatalmazott is aláírhatja, viszont a megrendelőt a leendő foglalkoztatónak kell aláírnia. Ha még nem ismert, hogy ki lesz a külföldi foglalkoztatója, akkor csak az Igénylőlapot kell beadni, de azzal sem vétünk hibát, ha a könyvelőiroda nevében adjuk be az igénylést, ekkor a Megrendelőt is ki kell tölteni, amelyet könyvelőirodaként írunk alá, hogy ne kelljen ezzel külön zaklatni az ügyfelet. Mivel nem bír kötelező erővel, a kiadott TAJ birtokában más munkáltató is felveheti a dolgozót. Kivétel természetesen, ha harmadik országból, EU-n kívülről érkezett munkavállalónak az engedélye egy bizonyos cégre szól, akkor csak az ő nevükben igényelhetünk TAJ-t, és ahhoz még egy meghatalmazás szükséges. Ha ezeket a nyomtatványokat és az személyes iratok másolatát összekészítettük, be is nyújthatjuk e-papíron a munkáltató szerint illetékes Kormányhivatalhoz, a Kormányhivatali ügyek / Egészségbiztosítási pénztári feladatok címzettet választva. Ne felejtsük el, hogy céges igénylés esetén a beküldés is cégkapuból történik! A hivatal ún. sommás eljárásban 8 nap alatt intézkedik, hacsak nem merül fel semmi kérdés vagy probléma. A TAJ-ról szóló igazolást cégkapura küldik ki, ezzel már bejelenthetjük a dolgozót. De itt még nem ér véget a feladatunk, mert érdemes a bejelentést is bejelenteni a ’T1041-es és annak elfogadó nyugtája segítségével, ugyanis a TAJ szám mindaddig érvénytelen, amíg a bejelentést nem tesszük meg, erre fel is hívja a figyelmet a kormányhivatal a TAJ-számot tartalmazó levélben. Hiába látszik ugyanis a NAV oldalain a bejelentett munkavállaló, a NEAK hajlamos érvénytelen státuszban tartani a TAJ-t, amíg külön nem szólunk. Ez is az egyébként működő rendszerek hiányzó összekapcsolásáról tanúskodik.

Érdemes tudni, hogy amennyiben egyszerre több külföldi részére is igényeltünk TAJ számot, akkor kormányhivatal egy levélen küldi az összes TAJ-számot.

Budapest, 2023. október 10.

                                                                                              Eőry Ákos

                                                                                              MINKE Szakértő